국내 최고 BX 전문 기업 플러스엑스는 어떤 디자인 협업툴을 사용할까?
데이터 관리 및 보안 강화, 쉬운 협업을 원한다면 드롭박스!
최근 산업통상자원부에서 발표한 ‘2022년 디자인 산업 통계’(2021년 기준)에 따르면, 국내 디자인 산업 규모가 사상 처음으로 20조원을 돌파했다. 이에 디지털 트랜스포메이션과 지속 가능 디자인 확산, 디자인 기업의 해외 진출 확대 등 다양한 정책적 지원이 추진될 예정이다. 그 가운데 BX(Brand eXperience)를 선도하는 기업 ‘플러스엑스’는 이러한 흐름에 앞서 내외부 팀의 자료 공유를 위한 허브이자 협업툴로 ‘드롭박스’를 도입했다.
글. 신주희 기자 hikari@ditoday.com
디자인. 박민지 디자이너 mji@ditoday.com
BTSㆍ29CM 등 국내 최고 브랜드와 함께 성장한 플러스엑스
플러스엑스(Plus X)는 서비스, 제품, 패키지, 광고, 웹사이트 등 분야별로 분산된 다양한 커뮤니케이션의 접점에서 일관된 브랜드 경험을 구축하고 제공하는 통합 브랜드 경험 디자인 컨설팅 기업이다. 2010년 설립 이후 BTS, 알리페이, 텐센트, CU, 11번가, CJ대한통운, 29CM 등의 프로젝트를 진행하며 명실상부 해당 분야 국내 1위로 서게 됐다.
플러스엑스가 드롭박스를 도입한 이유
그런데 플러스엑스가 많고 많은 협업툴 중 드롭박스를 선택한 이유는 무엇일까? 2020년 코로나 팬데믹으로 인해 재택근무로 근무형태를 전환했지만, *NAS 접속이 여의치 않아 큰 불편함을 겪었다. 속도나 사용성도 문제였지만, 그보다 다양하고 용량이 큰 파일을 고객사에 전달하는 것이 일상임에도 개인 대용량 메일을 사용하다 보니 여러 고객사의 보안 환경에 따라 대응해야 했기에 어려움이 있었다. 특히 지난해 온라인 디자인 교육 플랫폼 ‘PLUS X SHARE X’ 출시에 앞서 교육 자료로 활용할 교안을 제작해야 했다. 이때 내부는 물론 외부 업체와의 협업과 대용량 파일 공유가 증가할 것이라 예상돼, 플러스엑스의 고민은 깊어졌다.
*NAS: LAN으로 연결하는 외장 하드디스크로, 기업에서 협업을 위해 사용하는 서버
유상원ㆍ이재훈 플러스엑스 공동대표는 이때 오랫동안 사용해온 드롭박스를 자연스럽게 떠올렸다. 그간 이메일 서비스와 연동된 클라우드 서비스를 사용한 경험이 있어, 드롭박스가 제공하는 빠른 속도와 높은 편의성, 확장성, 보안성을 알고 있었기 때문이다. 이에 플러스엑스는 2022년 9월 일부 조직에 우선 도입한 후 전사로 확대 적용했으며, 추후 기존 데이터를 드롭박스에 전부 이관할 계획이다.
보안성을 자랑하는 드롭박스의 권한 기능
드롭박스는 데이터에 대한 권한 부여가 간단하며 높은 보안성을 자랑한다. 디자인 회사에 프로젝트 데이터는 가장 큰 자산이기 때문에, 관리 미숙으로 인한 데이터 훼손이나 외부 유출을 방지하는 것이 중요하다. 보통 NAS는 부서별로 구분해 접근 권한을 차단하거나 허용하는 두 옵션만 제공하는 한편, 드롭박스는 멤버별로 접근할 수 있도록 데이터에 대한 권한을 다양하게 부여한다. 예를 들어, 프로젝트 담당 팀원 중 업무에 대한 이해가 적은 직원에게는 데이터를 열람만 할 수 있는 권한을 주고 실무진에게만 수정 권한을 제공할 수 있다. 또한 팀원 구성 변동 시, 권한을 삭제해 동기화된 데이터 삭제 및 파일에 대한 접근 차단으로 데이터 유출에 대한 우려를 덜 수 있다.
드롭박스, 업무의 능률을 높여주는 손쉬운 협업툴
뿐만 아니라 직원이 대용량으로 데이터를 다운로드할 때, 관리자는 누가 다운로드했는지 알림을 받을 수 있다. 이는 팀 간 혹은 외부와의 협업에도 적용된다. 이러한 기능은 ‘PLUS X SHARE X’ 교안 제작 시 빛을 발했다. NAS로는 본인이 소속된 팀의 자료만 확인할 수 있었는데, 드롭박스 도입 후 팀 폴더가 나뉘어 있어도 각 참여자에게 권한을 부여해 파일 확인 및 다운로드가 간편해졌다. 덕분에 UIㆍUX 팀과 BX 팀이 서로가 만든 교안을 실시간으로 확인했고, 포맷을 통일하거나 교육 내용 수준을 동일하게 유지하며 편리하게 협업할 수 있었다.
데이터가 사라질 걱정은 이제 그만
더불어 드롭박스에서는 메일로 발송되는 리포트를 통해 파일 변경 내역을 확인하고, 파일 히스토리 관리 기능으로 버전 복구를 할 수 있다. 이는 데이터 관리자에게도 큰 도움이 됐다.
플러스엑스, 드롭박스 독샌드로 업무 생산성 높인다
플러스엑스는 드롭박스가 지난해 출시한 ‘드롭박스 독샌드(Dropbox DocSend)’의 도입을 검토 중이다. 기업 특성상 고객사에 제안서를 보내는 경우가 많은데, 상대방이 문서를 살펴봤는지를 파악하기 위해서다. 이를 통해 고객사에 대한 인사이트를 확보할 계획이다. 또한 문서를 여러 사람이 공유하며 댓글을 남길 수 있는 드롭박스 페이퍼를 업무 일지나 주간 리포트에 활용할 예정이다. 우선 드롭박스의 다양한 기능을 일부 프로젝트에서 실제로 사용하면서, 단계적으로 사용 범위를 확장할 방침이다.
MINI INTERVIEW
이재훈 플러스엑스 공동대표(좌)
보안 문제로 자체 서버를 사용하는 디자인 기업이 많습니다. 플러스엑스는 드롭박스에서 제공하는 데이터 사용 내역 트래킹과 관리자 리포팅으로 인해 오히려 안전성과 업무 자유도를 높일 수 있었습니다. 동종 업계 기업이나 중소기업이라면 드롭박스 도입을 추천합니다.
유상원 플러스엑스 공동대표(우)
드롭박스를 2010년부터 사용했는데 지속적으로 기능과 서비스가 고도화되는 것을 체감할 수 있었습니다. ‘어, 이런 것도 돼?’라고 생각하게 될 정도로, 굉장히 디테일한 기능이 많습니다. 드롭박스의 세부 기능을 다양하게 사용하다가 다른 툴을 이용하려니 불편함이 더욱 크게 느껴졌습니다.
