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비대면 시대, 직딩을 위한 비즈니스 이메일 작성팁

비대면 시대입니다. 물론 카톡이나 화상으로 소통을 하기도 하지만 아직 직장생활을 하다 보면 빼놓을 수 없는 소통 플랫폼이 바로 이메일이죠. 갈수록 그 비중은 더욱 높아지기도 해요. 하지만 이 글을 보는 여러분 개개인별로 이메일 실수 한 번씩 하신 적 있으시죠? 자, 과거는 과거일 뿐이지만 지금부터 원활한 업무를 진행하기 위해 꼭 챙겨야 할 직딩 이메일 작성팁을 한번 알아볼게요.

글. 김관식 기자(seoulpol@wirelink.co.kr)

이메일 주소, 쉽고 명확하게

“영문과 숫자 중간에 하이픈인가요? 언더바인가요?”

처음 회사에 입사하거나 이직하면 먼저 해야 하는 일이 바로 이메일 주소를 설정하는 거죠. 나름 멋지게, 세상에 다시 없을 이메일 주소를 만들었다고 뿌듯할 수도 있을 거예요. 하지만 상대에게 이메일 주소를 알려주고 언제나 메일이 올까 오매불망 기다립니다.

‘어? 올 때가 됐는데?’하고 생각해 확인 전화를 해보니 웬걸, 메일 주소를 상대가 잘못 기입한 겁니다. 이름 영문 풀네임에 숫자와 언더바가 옹기종기 한 상에 차려진 것이 이유였죠. 이메일은 최대한 짧고 간단하게 짓는 것이 좋습니다. 마치 게임 아이디 만들 듯이 하면 곤란해요. 너무 메일 주소가 길거나 영문, 숫자가 중간에 섞인 경우, 또는 하이픈( – )이나 언더바( _ )가 섞이면 상대방은 거의 짜증 일보 직전이죠. 보기 좋은 이메일, 떡 하나 덜 먹게 됩니다.

최대한 이메일 주소는 간결하고 짧게, 누구의 이메일인지 쉽게 유추할 수 있도록 짓는 것이 좋습니다. 만약, 본인이 이러한 문제로 인해 빈번한 불편을 겪었다면 이메일 주소 변경을 조용히 권합니다. 만약 변경이 어려울 경우 이런 방법을 써보면 어떨까요? 상대방에게 먼저 메일을 보내서 내 이메일 주소를 안내하거나 문자메시지나 카카오톡으로 먼저 주소를 찍어 보내는 거예요. 그러면 상대에게 더욱 빠르고 정확하게 내 이메일 주소를 전달할 수 있겠지요.

제목은 명확하고 간결하게

제목의 중요성은 이메일 발송은 물론 다양한 콘텐츠를 생산하는 데 있어서도 중요한 것 같아요. 서로 내가 아닌 상대를 위한 제목이라는 데서 공통분모를 발견할 수 있어요. 특히 이메일 제목은 본문 내용을 암시할 수 있는 것으로 설정하면 좋습니다. 직장인은 하루에 여러 건의 프로젝트를 진행하다 보면 일의 우선순위와 중요도에 따라 업무를 쳐내려갑니다. 그렇기 때문에 일일이 메일을 열어 확인하는 시간을 최소화할 수밖에 없어요.

이때 내가 보낸 메일에서 ‘[넥스트미디어그룹] <디지털 인사이트> 253호 품평회 관련 일정 안내’ 혹은 ‘[와이어링크] 2020 앤어워드 표지 책등 수정 건’처럼 그 내용을 짐작할 수 있도록 제목을 붙이면 내 요청 사항을 상대가 빠르게 파악할 수 있어 업무 진행에 도움됩니다.

제목을 명확하고 간결하게 써야 하는 이유는 또 있어요. 추후 관련 메일을 검색해야 할 때가 있거든요. 이때, 구체적인 문장으로 작성한 제목은 검색할 때도 그만큼 용이하겠죠. ‘한 번 읽어주세요. 중요합니다’라든지 ‘이번 문의에 대한 전달 사항’처럼 메일을 발송하면 업무효율성을 높기 어렵습니다. 그렇기 때문에 내용을 압축해도 좋고, 중요한 문장의 키워드를 뽑아서 제목으로 꾸미길 권합니다.

본지 외고 필진과 기자가 실제 주고 받은 이메일 캡처

간략한 인사말과 보기 쉬운 내용

업무용 이메일은 발송하는 목적이 명확합니다. 따라서, 인사말은 간략하게 내용은 보기 쉽도록 전달해야 합니다. 일종의 문서이기 때문에 ‘비가 그쳐 날씨가 좋습니다’ ‘눈이 많이 내렸는데 별고 없으신지요’ ‘요즘 어떻게 지내시는지 궁금합니다’처럼 넣되, 내용에 더 집중하면 좋습니다. 인사말이 길어지면 그만큼 읽어야 할 분량이 많아지고, 정작 본문에 집중하기 어려울 수 있습니다.

‘안녕하세요. [업무내용] 건으로 연락 드린 [회사명] [직급] 김OO입니다.’ 정도가 가장 좋습니다. 만약 조금 더 정감 있게 표현하고 싶다면 ‘날씨가 갑자기 추워졌습니다. 밤낮으로 기온차가 있으니 늘 건강 잘 챙기시길 바라겠습니다.’정도의 가벼운 인사를 전해보세요.

본문을 작성할 때도 정중한 문체로 작성하되, 내용을 중심으로 간결히 써내려 갈수록 좋습니다. 이때, 중요한 내용이나 키워드는 진하게(Ctrl+B) 표시하거나 색을 입혀 강조할 수 있습니다. 또한, 나열식 문장은 한 줄로 길게 처리하기보다는 하나하나 번호를 매겨 행갈이(Enter)를 해주면 정돈된 느낌을 줄 수 있습니다.

첨부파일, 직급, 확인 또 확인

파일과 이미지 등을 첨부했는지도 꼭 확인해야 해요. 특히 첨부파일은 상대와 함께 추가로 수정해야 하는 사항이 아니라면 변조 가능한 파일은 사내 규정을 확인, 외부 유출 방지 등 보안에 신경 써야 합니다. 특히 중요한 PPT 파일은 워터마크(불법 복제를 막기 위한 표식)를 삽입해야 합니다. 또는 변조가 어려운 파일(PDF 등)로 변환해 바꿔 전송하는 것이 바람직합니다.

특히 첨부파일 이름도 이메일 제목처럼 알기 쉽게 작성해야 합니다. ‘[디지털 인사이트] 서면질의서’ ‘OO 기획안_3차 수정’ 정도가 좋습니다. 간혹 파일을 첨부했더라도 상대방이 바쁜 탓에 첨부파일을 확인하지 못하는 경우가 있습니다. 이때 이메일 제목이나 본문에 첨부파일이 있다는 것을 살짝 언급하는 것도 센스 있는 이메일 작성법일 수 있습니다. 파일 버전이 달라 열리지 않을 때도 있으니 프로그램 버전을 확인해 한 단계 아래로 체크할 수도 있어요.

참조, 숨은 참조 활용

이메일을 주고 받을 때 또 중요하게 체크해야 할 것이 있다면 바로 참조/숨은 참조입니다. 물론 실무자 중심으로 서로의 업무 내용을 주고 받지만, 이 내용을 공유해야 할 그와 나의 상사나 관계자를 참조(CC, Carbon Copy)를 걸어둡니다. 만약 노출하고 싶지 않은 이를 참조해야 한다면 숨은 참조(BCC, Blind Carbon Copy)를 활용할 수 있어요.

‘카피 앤 페이스트’ 활용 시, 받는 이 확인

또 하나 이메일 활용 시 체크해야 할 것이 있습니다. 바로, 카피 앤 페이스트(COPY & PASTE)인데요. 같은 내용을 여러 사람에게 보내거나, 예전 내용을 복사에 지금 발송해야 할 때가 있어요. 이때 주의해야 할 부분이, 카피 앤 페이스트하는 과정에서 기존 ‘받는 이’를 수정 없이 그대로 발송하는 실수를 한다는 것입니다. 뿐만 아니라 본문에 녹인 일정도 현재와 맞지 않아 한 참 후에 부랴부랴 확인해서 죄송하다는 말을 할 때가 있어요. 이 부분, 꼭 챙겨야하겠습니다.

그밖에 알아두면 쓸 데 있는 팁

이밖에도 비즈니스 이메일 작성법에 대한 팁은 많지만 그중 몇 가지를 추려봤습니다. 우선 하단에 서명란을 활용하는 거에요. 저도 홍보대행사에서 보도자료 관련 이메일을 자주 수신하는 데, 메일 보낸 분 직함과 연락처가 없어 일일이 담당자 구글링을 했던 적이 최근 있었습니다. 이메일 외에도 다른 방법으로 소통할 수 있기 때문에, 혹은 시간 관계상 급히 처리해야 할 때가 발생하면 대처할 수 있도록 서명란을 상대가 확인할 수 있도록 해야합니다.

메일을 발송했다면 간단한 문자 메시지를 발송하는 것도 좋겠죠. 메일을 발송 했어도 상대가 직접 컴퓨터를 켜거나 모바일을 열어 확인해야 하는데, 한동안 상대로부터 아무런 회신이 없다면 메일을 확인하지 못했을 때가 많아요. 이때 문자 메시지나 전화로 ‘OOO와 관련해 메일을 보내드렸습니다. 회신해 주세요’라는 내용을 보내거나 또 반대로 메일을 받았을 경우 ‘보내주신 메일 잘 확인했습니다.’라고 회신하면 더 좋겠죠. 이 과정에서 회신 일정을 남기는 것이 빠른 업무처리에 있어서도 좋습니다.

반드시 최종적으로 메일 주소, 제목, 내용, 참조, 첨부파일, 받는 이, 날짜 등을 확인해야 합니다. 현대사회에서 이메일 활용은 매우 중요합니다. 신입사원은 물론 기존 직원까지 원활한 업무처리와 소통을 위해 이메일 작성 팁을 꼭 숙지해보세요.

*본 기사는 기자 개인의 경험과 신도리코 블로그의 소개된 내용을 정리해 작성했습니다.

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